Membuat Template pada Epidata 3.1

Epidata merupakan salah satu perangkat lunak, yang digunakan untuk membuat stuktur kuesioner. Setelah struktur kuesioner dibuat maka fungsi epidata selanjutnya adalah untuk melakukan penginputan  data (entering data) dan pendokumentasian data (documentation data). Banyak kelebihan yang dimiliki oleh epidata, salah satunya adalah dapat menghindari kesalahan penginputan. Hal inilah sehingga epidata merupakan salah satu sofwere pilihan dalam pengimputan data. 
Untuk menggunakan perangkat ini, maka software epidata tersebut harus sudah terinstal di komputer anda. Jika belum mempunya sofwere epidata, download dan ikutin langka instal disini 

MENGOPERASIKAN EPIDATA 3.1

Klik  ikon Epidata  dilayar  monitor atau pilih “Start” “Program” “Epidata”, dan klik “Epidata”. Muncul gambar seperti dibawah ini :

 

Define Data

Berfungsi untuk membuat template struktur kuesioner berserta jawaban dan membuat nama  variabel. Template akan tersimpan dengan ekstensi.QES. Struktur kuesioner dapat dibuat  mengikuti struktur asli kuesioner atau melakukan perubahan yang dapat mempermudah proses penginputan data. Nama variabel memiliki ketentuan, yaitu:

1.       Nama variabel dibatasi dengan tanda kurung kurawal {}.

Contoh: {Nama} {Leng}kap Responden

Maka nama variabelnya adalah namaleng

Jika nama variabel tidak dibatasi dengan kurung kurawal maka Epidata akan secara otomatis mengambil 10 karakter awal atau mengambil 1 kata awal, tergantung pada pengaturan Epidata, yaitu di “File”, “Option”, “Create data file”.

 .

 

Jika dipilih Automatic field names maka “Nama Lengkap Responden” akan diberi nama variabel “namalengka”.  Jika dipilih First word  in question is  field name  maka  “Nama Lengkap Responden” akan diberi nama variabel “nama”. Untuk mempermudah, pilih Automatic field names.

2.       Maksimum karakter dalam variabel adalah 10 dan tidak termasuk spasi.

Contoh: {Nama lengka}p Responden

Maka nama variabelnya adalah namalengka

3.  Ketika nama variabel diawali dengan angka maka Epidata akan secara otomatis menambahkan “N” pada awal nama variabel.

Contoh: {3Nama} Responden

Maka nama variabelnya adalah “N3nama”

4.  Ketika ada nama variabel sama maka Epidata akan secara otomatis menambahkan angka pada nama variabel terakhir. Contoh:

{Nama} Surveyor à nama variabel: nama

{Nama} Inputer à nama variabel: nama1

{Nama} Responden à nama variabel: nama2

5.  Ketika ada karakter titik, koma, spasi, tab, dan lainnya maka karakter tersebut tidak akan masuk dalam nama variabel.

Contoh: {a.Nama} Responden

Maka nama variabelnya adalah “anama”

Setiap variabel memerlukan ruang untuk tempat penginputan data (menjawab pertanyaan kuesioner). Paling sedikit ada 3 jenis data akan dientri yaitu

No	Jenis Data	Keterangan Simbol
1.	Angka / Numeric	·          ##    (2 digit)   01 ·          ###  (3 digit)   123 ·          ##.# (2 digit dan 1 digit desimal)   50,9
2.	Huruf / Karakter / String	·  _ 1   karakter   “_”   digunakan   untuk   1 karakter   jawaban.   Jadi   jika   suatu   pertanyaan memiliki jawaban sampai 10 karakter maka harus ada  10  “_”.  Dapat  dilakukan  penginputan  untuk huruf kecil dan huruf kapital. ·      <A    >    digunakan  untuk penginputan format huruf kapital. ·       <Y>   digunakan untuk penginputan format Yes atau No
3.	Tanggal / Date	·     <DD/MM/YYYY>   untuk format tgl/bulan/tahun ·    <MM/DD/YYYY>  untuk format   bulan/tgl/tahun

Hal yang harus diperhatikan dalam Define Data:

1.      Setiap ruang entry harus memiliki variabel.

2.      Variabel harus berada satu baris yang sama dengan ruang entry.

3.      Variabel harus mendahului ruang entry.

Contoh :

{responden}        : <A>

{Alamat}             :                                      

{JK}                    : #

{Tanggal}             : <dd/mm/yyyy> Keterangan:

1.   {responden}   : <A> Huruf akan dirubah secara otomatis menjadi huruf kapital meskipun penginputan huruf kecil. Variabel “nama” memiliki panjang karakter maksimal untuk penginputan adalah 20 karena ada 19 spasi setelah “A”.

2.      {Alamat} :                                       

Variabel “alamat” memiliki panjang karakter maksimal untuk penginputan adalah 20 karena ada 20 “_”.

3. {Tanggal} Lahir : <dd/mm/yyyy> variable tanggal diisi dengan format tanggal/bulan/tahun.

4.      {JK}:  ##, tipe data dari variabel Status adalah numerik (angka) dengan 2 digit.

Setelah selesai membuat Define Data, simpan di dalam suatu folder dengan cara mengklik tanda bergambar disket atau pilih “File” “Save”. Untuk membuat Define Data baru, pilih “Define Data” “New.QES file”. Untuk membuka Define Data yang telah dibuat pilih “Define Data” “Open.QES file”.

Make Data File

Berfungsi untuk menjadikan file pada format .QES menjadi .REC. Ekstensi .REC ini digunakan untuk penginputan dan penyimpanan data. Make Data File perlu dijalankan setiap ada perubahan Template struktur kuesioner. Pilih “Make Data File” “Make Data File” maka akan muncul kotak dialog sebagai berikut:

Pilih Ok maka nama file dari Make Data File akan sama dengan nama File dari Define Data dan disimpan pada folder yang sama. Kemudian akan muncul kotak dialog sebagai berikut:

Masukan deskripsi singkat mengenai kuesioner ini dan pilih OK dan akan muncul kotak dialog sebagai berikut:

Kemudian pilih OK

Dalam Make Data File ada pilihan Preview Data Form. Fungsinya untuk melihat template dari struktur kuesioner yang telah dibuat pada Define Data. Preview Data Form sebaiknya dilakukan sebelum melakukan Make Data File

Check

Berfungsi untuk memudahkan dalam proses penginputan data dengan membuat fungsi kalkulasi atau logika sederhana. Dengan memberikan Check yang benar, diharapkan dapat memperkecil peluang kesalahan dalam penginputan data. Check yang telah dibuat akan tersimpan dengan ekstensi .CHK.

Resiko salah ketik sering terjadi, contoh variabel Jenis Kelamin. Variabel Jenis Kelamin hanya terdiri dari angka 1 dan 2. Angka 1 menunjukan pria dan angka 2 menunjukan wanita. Harus dilakukan Check agar hanya angka 1 dan 2 saja yang dapat masuk dalam proses penginputan.

Menu utama pada Check terdiri dari nama variabel, “Range,Legal”, “Jumps”, “Must enter”, “Repeat”, “Value label”, “Edit”, “Save”, dan “Close”

·  Nama variabel, berisikan semua variabel yang sudah dibuat di Define Data. Langkah pertama pada Check adalah untuk memastikan bahwa nama variabel yang diberikan sudah jelas. Apabila ada yang tidak jelas dan aneh maka harus diperbaiki kembali di Define Data.

 Cara memperbaiki variabel:

1.      Tutup program Check

2.      Klik Define Data

3.      Buka file.QES, perbaik strukutur kuesioner dan varibelnya

4.      Klik tanda disket (save)

5.      Klik Make Data File

6.      Jawab yes untuk menimpa file yang sudah ada sebelumnya.

7.      Klik Check

·  Range, Legal, berfungsi untuk membuat batasan nilai yang masuk, misal jenis kelamin terdiri dari 1 dan 2 maka pada kotak range diisikan angka 1-2.

·   Jumps, berfungsi untuk memudahkan proses entry data misalnya ada pengisian pertanyaan yang akan dilompati. Misalnya, ada pertanyaan nomor 3 dengan pilihan jawaban ya atau tidak. Jika memilih ya maka lanjut ke pertanyaan nomor 4 jika memilih tidak maka lanjut ke pertanyaan nomor 8 misalnya. Disinilah fungsi Jumps itu berarti.

·    Must Enter, berfungsi member tahu kepada pengentri bahwa data mana saja yang wajib untuk dimasukkan, misalkan nomor identifikasi dan variabel penting lainnya. Jangan  semua variabel dibikin must enter karena akan menyulitkan proses entry data.

·  Repeat, berfungsi untuk mengulangi data yang pernah dimasukkan ke track record sebelumnya. Misalnya ada variabel propinsi yaitu DKI Jakarta pada record 1 maka fungsi repeat ini memunculkan kembali ketika DKI Jakarta pada record 2. Sehingga petugas entry data tidak perlu mengetik berulang-ulang hal yang sama.

·      Value label, berfungsi membuat label dari variabel. Seperti contoh di bawah ini

Jika ingin membuat label, klik tanda +, kemudian ketik nama penjelas variabelnya, setelah itu klik Accept dan Close

Untuk  menuliskan  keterangan  yang  lebih  dari  2  kata  menggunakan  tanda  2  petik atas “  “, misalnya “Data Hilang”.

·      Edit, berfungsi untuk menambahkan atau mengurangkan program check lainnya jika diperlukan, dengan mengetik langsung pada ruang yang sudah disediakan, seperti membangun fungsi logika IF THEN ELSE, fungsi kalkulasi, fungsi Range Legal, Jumps, Must enter, Value Label juga dapat dilakukan di Edit.

·   Save, berfungsi untuk menyimpan program Check menjadi file dengan ekstensi .CHK

• Close, keluar dari program Check

Enter Data

Berfungsi untuk penginputan data. Sebaiknya dijalankan setelah program Check lengkap dan benar. Penginputan data dilakukan dengan memasukan data yang ada pada kuesioner ke dalam template yang telah jadi seperti gambar di atas. Ketika sedang melakukan proses penginputan dan harus ada perubahan Define Data maka harus dilakukan Revise Data File. Karena ketika melakukan perubahan Define Data dan dilanjutkan dengan Make Data File tanpa dilakukan Revise Data File maka data yang telah dientri akan hilang. Langkah melakukan Revise Data File:

1.      Close Enter Data

2.      Pilih “Tools” “Revise Data” “OK”

3.      Lakukan perubahan yang diperlukan di Define Data kemudian Make Data File.

4.      Kemudian masuk kembali ke enter data, jika muncul kotak dialog, pilih OK

Untuk  melakukan  edit pada  data yang  telah  dientri  dapat  memilih  Goto untuk menuju record yang akan diedit, membuat record baru, dan menghapus record.

Documents

Berfungsi untuk melihat struktur variabel, struktur data yang telah dientri, tabulasi data yang telah dientri, dan validasi data. Contoh untuk melihat data yang telah dientri. Pilih “Documents” “View Data”

Pada Documents tidak dapat dilakukan edit data

Export Data

Berfungsi untuk merubah file dalam format Epidata ke berbagai format sesuai yang disediakan di program Epidata, misalnya Text, dBase, Excel, Stata, SPSS, dan SAS. Langkah-langkah untuk export data:

1.      Klik Export Data

2.      Muncul beberapa pilihan format data, misal pilih Excel

3.     Muncul kotak dialog untuk mengambil file format Epidata yang akan diexport menuju excel (format yang dipilih). Kemudian pilih Open.

4. Kemudian akan muncul kotak dialaog di bawah ini. Pilih lokasi tempat menyimpan file yang dixport pada bagian “export  to”. Pilih record yang akan diexport pada bagian “select record”. Pilih variabel yang akan diexport pada bagian “Select fields”. Kemudian pilih OK.

·    Untuk mengedit record:

1. Pilih record yang akan diedit dengan cara tekan “Ctrl+G” atau pilih menu “Goto” “Goto Record” atau tekan tombol yang dilingkari merah pada gambar di bawah ini. Contoh record yang akan diedit adalah 880

2.   Lakukan edit dan simpan

·    Untuk menyimpan record yang telah diinput:

1.      Jika sudah sampai pada kolom input terakhir, tekan “Enter”

2.      Jika proses peninputan tidak sampai kolom terakhir atau melakukan perubahan data pada  kolom  input tertentu penyimpanan dapat  dilakukan dengan menekan “F10” atau “Ctrl+PgDn” atau pilih tombol yang dilingkari merah pada gambar di bawah ini.

• Untuk menghapus record:

1.      Pilih record yang akan dihapus

2.      Tekan “Shift+Del” atau pilih “Goto” “Delete record” atau tekan tanda silang seperti gambar di bawah ini

3.      Record yang telah ditandai untuk dihapus akan muncul “DEL” berwarna merah

4.  Record  yang  telah  ditandai  untuk  dihapus  ini  belum  dihapus  secara permanen, untuk menghapus secara permanen:

1.      Keluar dari Enter Data

2.      Jika ada pesan untuk menyimpan maka simpan

3.      Pilih “Tools” “Pack Data  File” kemudian pilih “Yes” untuk menghapus record yang telah ditandai tersebut secara permanen

·         Untuk mengedit Check:

1.      Pilih Check

2.      Pilih Variabel atau pertanyaan yang akan diedit Check

Edit Check dapat dilakukan ketika ada tambahan pilihan. Edit Check dilakukan pada fungsi logika IF THEN ELSE yang telah ada. Ketika sudah ada record yang diinput dan dilakukan Edit Check maka record yang sudah diinput tersebut tidak akan berubah sesuai dengan Check yang telah diedit. Check tidak bisa digunakan untu melakukan edit struktur kuesioner, seperti penambahan pertanyaan (variabel) atau penghapusan pertanyaan (variabel). Untuk melakukan edit struktur kuesioner diperlukan edit Define Data.

·         Untuk mengedit struktur kuesioner:

1.      Pilih Define Data

2.    Ubah struktur kuesioner, seperti tata letak, penambahan pertanyaan (variabel), penghapusan pertanyaan (variabel), perubahan format varibel (misalnya dari numerik menjadi text), dan lain sebagainya.

3.      Simpan hasil perubahan pada Define Data

4.      Lakukan Make Data File

5.      Lakukan Check jika diperlukan

6.      Enter Data

Perlu diperhatikan bahwa ketika melakukan edit struktur kuesioner dan pada kuesioner tersebut sudah ada record tersimpan maka record tersebut akan hilang. Untuk menghindari hal ini sebelum melakukan edit struktur kuesioner, lakukan:

1.      Pilih “Tools” “Revise Data File”

2.      OK

3.      Lakukan edit struktur kuesioner

·         Untuk membagi record yang akan diinput kebeberapa inputer:
misalnya ada sebanyak 1000 form/ kuesioner yang siap di input. Agar cepat, maka sebaiknya di input oleh beerapa orang di komputer yang berbeda maka langkahnya: 

1.      Copy master Formulir (template yang sudah dibuat sesuai kuesioner) bagikan kepada inputer.

2.      Inputer melakukan input data pada form yang telah di copy.

3.      Untuk menggabungkan record yang telah diinput dari beberapa inputer lakukan:

1.      Pilih “Data in/out” Append/Merge

2.      Pilih file.REC dari inputer pertama dan kedua yang akan di gabungkan

3.      Lakukan langkah 1 dan 2 untuk inputer lainnya, sampai menjadi 1 file.REC