Setetes Tinta dari Timur: BPI & BPM Gelar Pelatihan Auditor Internal Universitas MH Thamrin

Foto Bersama Peserta Calon Auditor, Narasumber dan Rektorat UMHT

Mutu menjadi salah satu bagian penting dan menjadi hal yang selalu diburu oleh setiap perguruan tinggi. Perguruan Tinggi sebagai agents of change and development mempunyai peran strategis dalam peningkatan daya saing bangsa (nation competitiveness). Oleh karena itu maka Kebijakan dasar pendidikan tinggi pun menekankan bahwa Perguruan Tinggi harus aktif berkontribusi dalam meningkatkan daya saing bangsa. Atas dasar hal itu, maka setiap Perguruan Tinggi perlu membangun sistem penjaminan mutu yang berkualitas sehingga menjadi institusi yang sehat dan berdaya saing.

Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016 Tentang SPM Dikti membagi Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPM Dikti) menjadi dua yaitu sistem penjaminan mutu internal, yang dilakukan oleh perguruan tinggi dan sistem penjaminan mutu eksternal, yang biasanya dilakukan oleh Ban PT atau LAM-PT.

Menurut amanat Pasal 52 ayat (2) UU No. 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi, Penjaminan mutu Perguruan Tinggi dilakukan melalui penetapan Standar, pelaksanaan Standar, evaluasi Standar, pengendalian Standar, dan peningkatan standar Pendidikan Tinggi (PPEPP).

Dalam hal ini maka Unit Penjamin Mutu menjadi salah satu organ penting yang bertugas dalam membuat standar mutu, dan memantau serta mengendalikan mutu.

Tuntutan pendidikan tinggi yang bermutu tersebut menyebabkan berbagai strategi dilakukan oleh setiap perguruan tinggi untuk menjamin mutunya baik mutu program studi, mutu fakultas maupun mutu unit pendukung. Hal ini dikarenakan kualitas dari perguruan tinggi tercermin melalui kualitas program studi, fakultas maupun kualitas unit pendukung tersebut.

Untuk mengetahui sebuah prodi ataupun unit telah melaksanakan penjaminan mutu sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan maka prodi maupun unit tersebut harus dilakukan audit. Tuntutan audit inilah harus membutuhkan tenaga tenaga auditor yang terlatih dan juga berlisensi.

Kegiatan pelatihan auditor yang digelar oleh Badan Pengawas Internal dan Badan Penjamin Mutu menjadi salah satu langkah untuk memenuhi tuntutan audit mutu perguruan tinggi di Universitas MH. Thamrin

Kegiatan ini dilakukan selama 2 hari yaitu tanggal 13-14 September 2019 dengan Narasumber Dr. Ir. Hisar Sirait, M.A. Beliau adalah Ketua Pakar Mutu Kopertis Wilayah III.

Peserta pelatihan sebanyak 30 orang, masing masing terdiri dari Para Ka. Prodi, Sekretaris Prodi, Dekan , Wakil Dekan dan Dosen

Acara Pelatihan Hari Pertama (Jumat, 13 September 2019)

Registrasi peserta di mulai jam 8.00 pagi. Acara pembukaan dimulai dengan menyanyikan lagu Kebangsaan “Indonesia Raya”. Dalam acara pembukaan hadir juga semua pihak rektorat (Rektor, Warek I dan Warek II)

Dalam sambutannya Rektor UMHT, Prof.Dr.Soekidjo Notoatmodjo, SKM.,M.CommH mengucapkan Terima Kasih kepada Dr. Hisar Sirait, M.A yang telah bersedia menjadi Narasumber dalam pelatihan Auditor. Menurut Prof. Soekidjo, Dr. Hisar ini menjadi Inspirasi Mutu, karena beliau Orang Mutu sehingga sering diundang UMHT menjadi Narasumber.

Dalam paparan lanjutan, Prof. Dr. Soekidjo juga berharap, agar pelatihan ini dapat melahirkan auditor-auditor handal yang bisa menunjang pemenuhan kualitas UMHT. Oleh karena itu, peserta harus secara Totalitas mengikuti kegiatan ini, sesuai dengan arahan Narasumber.

Setelah memberikan sambutan, Prof. Soekidjo, Sebagai Rektor UMHT secara resmi membuka kegiatan Pelatihan Auditor dengan mengucapkan Bismillahirrahmanirrahim

Sebelum memaparkan materi, peserta diberikan kuesioner posttest, untuk mengukur pemahaman peserta tentang penjaminan mutu dan audit mutu. Kegiatan dilanjutkan dengan pemaparan materi oleh Narasumber, Dr.Hisar Sirait, M.A

Dalam paparannya, Dr. Hisar menjelaskan bahwa mutu merupakan hal yang penting untuk diperjuangkan dan ditingkatkan, jika ingin mendapat Nilai Akreditasi sesuai dengan harapan. Salah satu tolak ukurnya adalah pelaksanaan Standar, dan pelaksanaan standar itu perlu di audit oleh orang yang telah dilatih. Dokumen kelengkapan Audit itu pun menjadi Nilai Positif yang sangat menunjang Akreditasi, baik AIPT maupun Prodi.

Ada 3 materi diberikan di Hari pertama oleh Narasumber yaitu Teori Dasar Audit Mutu Internal, Perencanaan Audit Mutu Internal, Pelaksanaan Audit Mutu Internal.

Di Akhir sesi ke 3, semua peserta dibagi dalam 6 Kelompok. Masing masing kelompok ini, nantinya melakukan Praktek Audit Standar Mutu di prodi dan Unit. Ada beberapa prodi dan Unit, menjadi lahan praktek para calon auditor diantaranya Prodi DIII Analis, Prodi S1 Gizi, Prodi DIII Analis farmasi, LPPM, Biro SDM dan UPT Perpustakaan.

Kelompok yang sudah dibentuk tersebut, ditugaskan melakukan daftar Ceklis, membuat daftar pertanyaan serta menentukan dokumen yang akan di check sesuai dengan Formulir Daftar Pengecekan

Acara Pelatihan Hari Kedua (Sabtu, 14 September, 2019)

Acara Pelatihan hari Kedua, dimulai dengan penjelasan oleh Narasumber terkait pengisian Formulir Hasil Audit Lapangan (HAL) dan formulir Permintaan Tindakan Koreksi (PTK).

Selanjutnya masing masing kelompok dipersilakan melakukan praktek Audit di prodi dan Unit yang telah ditentukan. Selama proses praktek, Narasumber Dr. Ir. Hisar Sirait, M.A bersama Ka. BPM UMHT Yasinta Dewi K, S.SiT., M.Kes melakukan monitoring, dengan mendatangi setiap unit atau prodi yang sedang diaudit.

Setelah melakukan Audit, semua kelompok kembali ke Ruangan pelatihan kemudian Narasumber menjelaskan mekanisme Penulisan Laporan Audit. Selanjutnya Setiap kelompok, diberikan kesempatan menulis laporan hasil temuan Audit yang telah dilakukan untuk kemudian dipresentasikan. Dari hasil voting, Salah satu kelompok, kemudian mendapat kesempatan untuk mempresentasikan hasil Audit, dihadapan kelompok lainnya.

Di akhir Acara pelatihan, peserta kemudian diberikan kuesioner posttest untuk mengukur penyerapan pengetahuan tentang audit mutu selama 2 hari pelatihan

Hasil dari prettest di hari pertama dilanjutkan dengan posttest di hari kedua dan juga praktek lapangan, menentukan lulus tidaknya peserta calon auditor menjadi Auditor

Acara Penutupan

Pemberian Kenang-Kenangan

Acara Penutupan, diawali dengan ucapan terima kasih dari Ketua BPI, DR, Dra Ellis Susanti, MM, M.Si, MM..,Apt kepada Narasumber Dr. Ir. Hisar Sirait, M.A, yang telah 2 hari berturut-turut memberikan materi pelatihan yang sangat berguna bagi Calon-Calon Auditor UMHT. dalam sambutannya Dr. Ellis berharap, agar semua peserta yang ikut pelatihan bisa Lulus, dan resmi menjadi Auditor UMHT. Namun hal itu, balik lagi tergantung penilaian Narasumber selama dua hari memberikan pelatihan, baik dari segi pretest, posttest maupun praktek lapangan yang sudah dilakukan.

Menurut Dr. Ellis, “jarang ada Narasumber yang mau memberikan materi sedetail ini. Sampai memberikan juga semua Formulir Audit, jadi kita tinggal pakai. Kita Tidak susah-susah lagi bikin formulir audit”. Harapan Dr. Ellis, materi yang sudah didapat selama 2 hari berturut-turut dapat bermanfaat buat peserta semua, terutama para Ka. Prodi, sebagai masukan yang sangat berarti untuk mempersiapkan Akreditasi prodi yang dipimpin.

Acara kemudian dilanjutkan dengan pemberian kenang kenangan, berupa Plakat dan Sertifikat oleh DR, Dra Ellis Susanti, MM, M.Si, MM..,Apt kepada Narasumber Dr. Ir Hisar Sirait, M.A dilanjutkan dengan sesi Foto Bersama